Basis Pengetahuan

Memulai dengan Automasi

Jika Anda mendapati diri Anda mengulang tugas administratif yang sama di Pipedrive – menjadwalkan aktivitas yang sama setelah sebuah kesepakatan dipindahkan ke tahap tertentu di pipeline Anda – maka mungkin ini dalam kepentingan perusahaan Anda untuk mengotomatisasi tugas-tugas tersebut, sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada hal-hal penting yang membuat bisnis Anda berkembang.

Automasi di Pipedrive terdiri dari dua bagian – sebuah peristiwa pemicu dan sebuah peristiwa aksi.

• Peristiwa pemicu mewakili bagian “jika” dari sebuah pernyataan if-then: Agar automasi berjalan, sebuah aksi tertentu harus terjadi terlebih dahulu.
  Aksi ini bisa melibatkan membuat, memperbarui, atau menghapus orang, organisasi, aktivitas, atau kesepakatan di Pipedrive. Sebagai alternatif, Anda dapat menggunakan pemicu tanggal, yang akan memulai automasi berdasarkan tanggal tertentu, seperti pembaruan kontrak atau batas waktu acara.
• Peristiwa aksi mewakili bagian “maka” dari sebuah pernyataan if-then: Setelah peristiwa pemicu terjadi, ini adalah langkah yang mendefinisikan apa yang akan dilakukan automasi sebagai respons.
  Aksi ini dapat mencakup secara otomatis membuat, memperbarui, atau menghapus orang, organisasi, aktivitas, atau kesepakatan di Pipedrive. Selain itu, dapat melibatkan mengirimkan email dari alamat email yang disinkronkan dengan akun Pipedrive Anda.

Membuat otomatisasi pertama Anda

Untuk mengakses fitur otomatisasi, klik pada “...” (Lainnya) > Otomatisasi.

Untuk memulai membuat otomatisasi, klik tombol “+ Otomatisasi” di bagian kiri atas halaman otomatisasi.

Untuk mulai merancang otomatisasi Anda, klik tombol “Tambahkan pemicu”. Anda akan melihat sidebar di mana Anda dapat memilih item dan acara yang akan memicu otomatisasi Anda.

Saat mengonfigurasi pemicu Anda, Anda dapat memilih antara “Pemicu acara” dan “Pemicu tanggal”.

Pemicu acara memberikan Anda enam opsi entitas (kesepakatan, orang, aktivitas, prospek, organisasi, dan proyek), masing-masing dengan tiga jenis acara yang akan memicu otomatisasi (ditambahkan, diperbarui, atau dihapus).

Pemicu tanggal memberikan Anda empat opsi entitas (kesepakatan, orang, aktivitas, dan organisasi), masing-masing dengan opsi untuk memilih kolom tanggal tertentu, dan tiga parameter (tanggal tepat, sebelum tanggal, dan setelah tanggal) untuk memicu otomatisasi.

Untuk informasi lebih lanjut tentang pemicu tanggal, lihat artikel ini.

Setelah Anda memilih jenis pemicu dan acara pemicu, klik tombol “Terapkan pemicu”.

Dengan acara pemicu yang sudah ada, Anda kemudian akan memiliki opsi untuk menerapkan kondisi (atau kondisi) pada pemicu Anda. Di sini, Anda dapat mendefinisikan keadaan di mana otomatisasi Anda akan memicu.

Setelah menyimpan kondisi Anda, klik tanda plus “+“ untuk memilih langkah berikutnya. Ini bisa berupa kondisi lain atau acara tindakan Anda.

Saat mendefinisikan tindakan Anda, Anda dapat memilih antara opsi default – orang, organisasi, prospek, kesepakatan, aktivitas, email, catatan, kampanye, proyek dan webhook – serta integrasi – Slack, Microsoft Teams, Trello dan Asana. Anda dapat memilih jenis tindakan yang spesifik untuk setiap opsi.

Anda dapat menambahkan beberapa tindakan pada otomatisasi Anda, dan semuanya akan selalu dieksekusi dari atas dan bekerja ke bawah dalam daftar. Sebagai contoh, langkah 3 hanya akan dieksekusi setelah langkah 2 selesai.

Namun, perlu dicatat bahwa otomatisasi hanya akan memeriksa sekali jika kondisi untuk setiap tindakan yang dipicu terpenuhi kecuali Anda menggunakan kondisi tunggu sampai acara. Jika kondisi dari tindakan tertentu tidak terpenuhi, tindakan tersebut tidak akan dieksekusi, dan sistem tidak akan menjalankan langkah berikutnya.

Di sini, Anda dapat melihat bagaimana mengatur otomatisasi yang memindahkan kesepakatan baru Anda ke saluran yang berbeda tergantung pada pemilik kesepakatan.

Untuk menentukan pengguna mana yang diizinkan untuk memicu otomatisasi ini, periksa opsi di bagian atas otomatisasi dan pilih opsi mana yang Anda inginkan.

Setelah Anda membuat semua pilihan Anda dan merancang otomatisasi Anda, klik tombol “Simpan” untuk menyelesaikan otomatisasi Anda.

Setelah Anda menyimpan otomatisasi Anda, otomatisasi tersebut akan terdaftar di tampilan daftar otomatisasi.

Daftar tampilan otomatisasi

Anda juga dapat melihat semua otomatisasi yang Anda buat bersama dengan yang dibuat untuk akun Pipedrive perusahaan secara keseluruhan, mengurutkan berdasarkan waktu diperbarui, dan menerapkan filter.

Anda dapat mengedit, menghapus, atau menandai otomatisasi sebagai aktif atau tidak aktif. Jika sebuah otomatisasi ditandai sebagai tidak aktif, fungsi pemicu dan aksi tidak akan terjadi.

Otomatisasi yang tidak aktif diberi warna abu-abu, memungkinkan Anda untuk dengan cepat memahami mana yang saat ini aktif di akun Pipedrive Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang tampilan daftar otomatisasi di artikel ini.

Automasi transfer

Apakah seorang pengguna meninggalkan perusahaan atau hanya mengambil cuti, pengguna lain mungkin memerlukan akses ke automasi mereka untuk tujuan pemecahan masalah atau untuk menetapkannya kepada orang lain. Ini dapat dilakukan dengan mentransfer kepemilikan automasi yang ada.

Pengguna dan izin

Hanya jenis pengguna berikut yang dapat mentransfer automasi:

• Admin aplikasi global dapat mentransfer automasi apa pun kepada mereka sendiri atau kepada admin aplikasi global lainnya
• Admin aplikasi Deals dan pengguna reguler global dengan izin ”Tambahkan automasi” dapat mentransfer automasi mereka sendiri kepada admin aplikasi global

Transfer kepemilikan

Transfer tunggal

Buka pratayang automasi. Ketika mengarahkan kursor di atas nama pemilik di sebelah kiri, klik ikon pensil, atau klik ”...” di sebelah kanan dan “Transfer kepemilikan.”

Transfer massal

Pada tampilan Automasi, centang kotak automasi yang ingin Anda transfer di sisi kiri layar Anda.

Kemudian, klik “Transfer kepemilikan”.

Ketika mengklik “Transfer kepemilikan,” Anda harus memilih pengguna kepada siapa Anda ingin mentransfer automasi tersebut.

Sebelum menyelesaikan transfer, Anda akan melihat disklaimer dengan daftar kejadian yang akan terjadi setelah automasi ditransfer. Kejadian dalam disklaimer dapat bervariasi tergantung pada langkah-langkah automasi (misalnya, jika ada eksekusi yang tertunda aktif, jika integrasi terpasang dan digunakan dalam automasi).

Pastikan untuk membaca disklaimer ini dengan cermat sebelum melanjutkan.

Dalam prompt disklaimer, Anda dapat membatalkan eksekusi yang tertunda untuk automasi itu. Jika Anda mencentang kotak, semua eksekusi yang tertunda akan dibatalkan dan tidak akan dieksekusi. Misalnya, jika automasi diatur untuk mengirim email 5 hari setelah pemicu dan eksekusi itu masih berlangsung, mereka akan dibatalkan, dan email tidak akan terkirim.

Setelah automasi ditransfer, itu akan muncul dalam daftar automasi pemilik penerima. Automasi yang ditransfer dinonaktifkan, sehingga pemilik penerima dapat meninjau dan memecahkan masalah jika diperlukan.

Automasi akan memiliki label ditransfer yang ditambahkan untuk menunjukkan bahwa itu telah ditransfer.

Pemilik penerima sekarang dapat mengonfigurasi automasi, termasuk mengedit dan mengaktifkannya.